a. pengertian organisasi
1. Organisasi Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
B. tipe dan bentuk organisasi
Terdapat beragam jenis struktur organisasi yang bisa didesain.
Tipe Struktur Fungsional
Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut :
• Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi
• Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
• Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:
• Lingkungan stabil
• Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
• Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional
Namun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :
• Menekankan pada rutinitas tugas — kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
• Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
• Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
• Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi — dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan
Tipe Output-based Structure :
Mendesain struktur berdasar output/produk yang dihasilkan oleh unit/bagian organisasi yang bersangkutan.
Kelebihan
• Mendorong akuntabilitas yang lebih besar terhadap hasil akhir (output yang dihasilkan)
• Memungkinkan terjadinya diversifikasi ketrampilan (cross functional skills)
• Koordinasi antar fungsi didalam tiap posisi menjadi lebih mudah
Relevan untuk Situasi:
• Lingkungan tidak stabil
• Ukuran organisasi relatif besar
• Mengutamakan spesialisasi produk/output dan inovasi
Kekurangan
• Berpeluang menggunakan ketrampilan dan sumber daya secara tidak efisien
• Menuntut adanya ‘multiple role’ pada para karyawan sehingga dapat menimbulkan work stress
• Hanya terpaku pada satu produk tertentu (output)
Tipe Struktur Matriks :
Mendesain struktur berdasar kombinasi antara tipe fungsional dan tipe output-based.
Kelebihan
• Mendorong penggunaan orang secara fleksibel
• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya keahlian yang dimiliki
• Menumbuhkan koordinasi dan integrasi yang kohesif
Relevan untuk Situasi:
• Dorongan untuk mendistribusikan dan membagi sumber daya/kapabilitas
• Fokus pada dual perspectives : keahlian fungsional dan keandalan output
Kekurangan
• Berpeluang menumbuhkan role ambiguity
• Tanpa keseimbangan wewenang antara manajer fungsional dengan output-based coordinator, kinerja akan terganggu
• Memberi kesempatan bagi inkonsistensi permintaan antara fungsional dan output-based people.
Process-based Structure :
Mendesain struktur berdasar proses inti yang dilakukan oleh organisasi. Tipe ini lebih menekankan pada relasi lateral dibanding relasi vertikal.
Beberapa Ciri Process-based Structure:
• Struktur ini didesain berdasar tiga hingga enam core process yang dimiliki oleh suatu unit/sub unit organisasi. Struktur tidak didasarkan pada fungsi ataupun output, tapi pada proses.
• Fokus pada tugas/aktivitas yang menciptakan value. Tugas/aktivitas disimplifikasikan dengan cara mengeliminasi tugas-tugas yang non-esensial dan mengurangi tangga hirarki.
• Dalam tipe ini, tim bersifat fundamental. Tim yang bersifat otonom bertanggungjawab untuk mendesain rencana dan mengeksekusinya hingga tuntas.
• Anggota tim memiliki multiple skills
Kelebihan
• Menumbuhkan efisiensi dan speed dalam penyelesaian tugas/pekerjaan
• Mengurangi garis pemisah antar departemen
• Meningkatkan kemampuan untuk melihat total wok flow
• Mengembangkan keterlibatan karyawan
• Mengurangi cost karena less overhead structure
Relevan untuk Situasi:
• Lingkungan organisasi yang selalu berubah
• Memiliki banyak projek yang tidak bersifat rutin
Kekurangan
• Membutuhkan ketrampilan baru untuk mengelola relasi lateral
• Membuka peluang untuk melakukan duplikasi sumber daya dan menciptakan role ambiguity
• Membutuhkan perubahan command-and-control mindset
• Mungkin membutuhkan waktu lama untuk mengambil keputusan secara tim
• Berpeluang tidak efektif jika prosesnya salah diidentifikasi.
C. skema organisasi
Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.
Berdasarkan teknik atau cara membuatnya:
Skema organisasi Tegak Lurus dari atas kebawah
Skema organisasi Mendatar dari kiri kekanan
Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar
Skema Organisasi Lingkaran
Skema Organisasi Gambar
Berdasarkan isi atau fungsi didalamnya:
Skema Organisasi Fungsional:
Menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas dalam hubungannya dengan fungsi-funsi yang lain.
Skema Organisasi Jabatan
Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan jabatan masing-masing.
Skema Organisasi Nama
Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.
Skema Organisasi Nama dan Jabatan
Menggabungkan antara masing-masing jabatan dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.
Skema Organisasi Struktur
Menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi tersebut.
